ANERPRO ENERGÍA Y PROCESO, S.L. (ci-après, ANERPRO), numéro d’identification fiscale (CIF) B70370820, en qualité de Responsable du traitement du Système interne d’information d’ANERPRO, utilise l’outil Canal Éthique pour gérer les communications du Système interne d’information, conformément à la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union et à la Loi espagnole 2/2023 du 20 février relative à la protection des personnes qui signalent des infractions normatives et à la lutte contre la corruption (ci-après, la « Directive et Loi sur la protection des lanceurs d’alerte »).
Le Canal Éthique est hébergé sur des serveurs sécurisés de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios) afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui y sont contenues.
Nous vous informons que les informations que vous fournissez via le Canal Éthique (ainsi que les données personnelles d’autres personnes que vous pourriez communiquer) sont traitées avec la plus stricte confidentialité et conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données, aux fins de gestion des signalements ou irrégularités relatifs à des actions ou omissions susceptibles de constituer des violations du droit de l’Union européenne, conformément à la Directive et à la Loi sur la protection des lanceurs d’alerte. Cela comprend l’examen préliminaire, le traitement, l’enquête, la résolution et, le cas échéant, l’adoption de mesures disciplinaires, la communication aux autorités compétentes et/ou la gestion des procédures judiciaires applicables.
Responsable du traitement : ANERPRO, S.L. (ANERPRO) Numéro d’identification fiscale (CIF) : B70370820 Adresse postale : Calle Parroquia de Guisamo, parcela A-10 – Polígono Industrial de Bergondo, 15165, A Coruña, Espagne Adresse e-mail protection des données : [email protected]
Traiter vos signalements et/ou informations transmises via le Canal Éthique (ci-après, « vos communications ») conformément à la Procédure de gestion du Canal Éthique décrite dans la présente Politique de confidentialité.
Le destinataire des communications/signalements sera le Responsable du Système interne d’information d’ANERPRO, qui respecte strictement la vie privée des utilisateurs et traite leurs données personnelles avec diligence, sécurité et confidentialité.
Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles et la protection des lanceurs d’alerte :
Vos données personnelles, les informations fournies ainsi que les données personnelles de tiers mentionnés seront traitées aux fins spécifiées dans la présente Politique de confidentialité.
Aucune décision automatisée ni profilage ne sera effectué sur la base des informations et données collectées.
Les données de la personne ayant effectué le signalement, des personnes concernées et des tiers seront conservées dans le système uniquement pendant le temps strictement nécessaire pour décider de l’opportunité d’ouvrir une enquête sur les faits signalés.
En tout état de cause, après un délai de trois (3) mois à compter de l’introduction des données, celles-ci seront bloquées conformément à l’article 24 de la Loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre (LOPDGDD), afin de conserver une preuve du bon fonctionnement du système de conformité d’ANERPRO.
Les données qui ne sont pas nécessaires à l’enquête seront supprimées immédiatement. Les données relatives à des faits ne relevant pas du champ d’application de la Directive et de la Loi sur la protection des lanceurs d’alerte seront également supprimées.
Si l’information fournie s’avère fausse, elle sera supprimée immédiatement, sauf si son caractère mensonger constitue une infraction pénale, auquel cas elle sera conservée pendant la durée de la procédure judiciaire correspondante.
La base juridique du traitement des données personnelles fournies via le Canal Éthique est le respect d’une obligation légale applicable à ANERPRO dans le cadre réglementaire des dispositifs d’alerte interne, y compris les obligations en matière de prévention de la responsabilité pénale et de conformité normative.
Les données demandées sont nécessaires à la bonne gestion du Canal Éthique, sur la base :
Du respect d’une obligation légale ;
De l’intérêt légitime du Responsable du traitement, notamment lorsqu’il peut être partie lésée et que le traitement est nécessaire à la gestion de la conformité et à la défense de ses intérêts.
Lorsque l’utilisateur fournit volontairement ses données personnelles, son consentement constitue également la base juridique du traitement, notamment lorsqu’il choisit de soumettre une communication non anonyme.
L’accès aux données sera limité :
Au Responsable du Système interne d’information d’ANERPRO et aux personnes directement chargées de sa gestion ;
À la Direction des Ressources Humaines, en cas de mesures disciplinaires ;
À la Direction juridique, si des actions légales doivent être engagées ;
Aux sous-traitants dûment désignés ;
Au Délégué à la protection des données.
Les sous-traitants comprennent les collaborateurs et entités chargés de la gestion du Canal Éthique, ainsi que les conseillers, consultants et auditeurs du système de conformité.
Les autorités judiciaires, le Ministère public ou les autorités administratives compétentes pourront recevoir les données lorsque cela sera nécessaire dans le cadre d’une enquête pénale, disciplinaire ou administrative, dans le respect des garanties légales applicables.
Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et d’opposition, ainsi que le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
L’identité du lanceur d’alerte ne pourra pas être communiquée à la personne mise en cause, sauf dans les cas expressément prévus par la loi et sous réserve des garanties de confidentialité applicables.
ANERPRO et ses sous-traitants mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité des données et d’éviter tout accès non autorisé, altération ou perte.
Le Canal Éthique est hébergé sur des serveurs sécurisés de DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (Ithikios), certifiés selon la norme ISO 27001 relative au management de la sécurité de l’information. Les serveurs sont situés sur le territoire européen et les données sont chiffrées afin de réduire au maximum les risques d’intrusion.
Le Canal Éthique permet de signaler des comportements relevant du champ d’application de la Directive (UE) 2019/1937 et de la Loi 2/2023.
Il est exclusivement destiné au signalement d’infractions normatives et ne constitue pas une boîte à suggestions ou de réclamations générales.
Les signalements doivent être étayés par des éléments de preuve suffisants.
Les personnes qui signalent de bonne foi seront protégées contre toute forme de représailles conformément à la Loi 2/2023.
Si une enquête démontre qu’un signalement a été effectué de mauvaise foi et en connaissance de sa fausseté, des mesures disciplinaires appropriées pourront être adoptées.
Les signalements sont reçus par le Responsable du Système interne d’information, qui procède à une analyse préliminaire dans un délai maximal de sept (7) jours afin de décider de leur recevabilité.
Les signalements peuvent être anonymes. Un code d’accès et un mot de passe sont fournis pour assurer le suivi.
En cas d’admission, une enquête sera menée. À l’issue de celle-ci, une proposition motivée sera formulée en vue du classement du dossier ou de l’adoption des mesures appropriées.
Le délai maximal de réponse est de trois (3) mois, pouvant être prolongé de trois (3) mois supplémentaires en cas de complexité particulière.
Lorsque les faits signalés sont susceptibles de constituer une infraction pénale, les informations seront transmises au Ministère public compétent.